Política de privacidad

Esta política explica cómo tratamos los datos personales en la web portalhero.pro (la web), en la plataforma dashboard.portalhero.pro (la Plataforma) y en nuestros canales de contacto, conforme a los artículos 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Portal Hero S.L.
• Email de contacto: contacto@portalhero.pro
• Email para protección de datos: dpo@portalhero.pro

2. Nuestro papel: responsable o encargado

• Responsable del tratamiento de los datos de quienes visitan la web, nos escriben o llaman, y de los usuarios y personas de contacto de nuestros clientes (apartado 3).
• Encargado del tratamiento (art. 28 RGPD), por cuenta de cada cliente y siguiendo sus instrucciones, de los datos de sus compradores, leads y contactos. El responsable de esos datos es el vendedor (apartado 4).

3. Datos que tratamos como responsable

3.1 Navegación por la web

• Datos: dirección IP y datos técnicos de cada petición. Si aceptas la analítica, además un identificador aleatorio del navegador, las páginas vistas, la fuente de la visita, el tipo de dispositivo y una ubicación aproximada.
• Finalidad: mostrar la web, protegerla frente a abusos y, solo con tu permiso, medir qué páginas se usan.
• Base jurídica: interés legítimo en servir y proteger la web (art. 6.1.f RGPD); consentimiento para la analítica (art. 6.1.a RGPD y art. 22.2 LSSI-CE). Detalle en la Política de cookies.
• Plazo: los registros técnicos, el tiempo necesario para la seguridad de la web; la analítica, el plazo de conservación de la herramienta.

3.2 Formulario, WhatsApp, email y teléfono

• Datos: los que nos facilitas al contactar (nombre, empresa, email, teléfono, sector, volumen de anuncios) y el contenido de los mensajes o de la llamada.
• Finalidad: atender tu solicitud comercial o de soporte y preparar una propuesta.
• Base jurídica: medidas precontractuales o ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD); en consultas generales, interés legítimo en responder a quien nos escribe (art. 6.1.f RGPD). La casilla del formulario confirma que has leído esta política.
• Plazo: mientras dure la gestión de la solicitud o la relación comercial y, después, el tiempo necesario para atender posibles responsabilidades.

Al abrir el botón de WhatsApp de la web se aplica también la política de privacidad de ese servicio.

3.3 Clientes y usuarios de la Plataforma

• Datos: datos de identificación y contacto de usuarios y personas de contacto, credenciales de acceso, datos de facturación, autorizaciones para conectar las cuentas del cliente en sus canales y sistemas, registros de actividad y conversaciones de soporte.
• Finalidad: crear y gestionar la cuenta, prestar el servicio contratado, dar soporte, facturar y cobrar, y avisar de cambios, incidencias y novedades del servicio.
• Base jurídica: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD); obligaciones fiscales y mercantiles (art. 6.1.c RGPD); para las personas que trabajan en la empresa cliente, interés legítimo en mantener la relación con la empresa (art. 6.1.f RGPD y art. 19 LOPDGDD).
• Plazo: mientras dure el contrato. Después, los datos quedan bloqueados durante los plazos de prescripción legales (art. 32 LOPDGDD); la documentación contable, el plazo que fija la normativa mercantil y fiscal.

3.4 Comunicaciones comerciales a clientes

Emails sobre funciones y servicios de Portal Hero parecidos a los contratados, con base en el art. 21.2 LSSI-CE y el interés legítimo (art. 6.1.f RGPD). Puedes darte de baja en cualquier momento desde el propio email o escribiendo a contacto@portalhero.pro.

3.5 Seguridad y defensa de reclamaciones

Conservamos lo necesario para detectar y evitar accesos indebidos o fraudes y para formular o defendernos de reclamaciones, con base en el interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) y, cuando proceda, en una obligación legal (art. 6.1.c RGPD), hasta que prescriban las acciones.

4. Datos que tratamos por cuenta de nuestros clientes

Cuando un vendedor usa Portal Hero, la Plataforma trata por su cuenta los datos de sus compradores, leads y contactos: identificación y contacto, direcciones de envío y datos de los pedidos, mensajes (texto, voz e imágenes), llamadas con sus grabaciones, transcripciones y resúmenes, clasificaciones de las conversaciones y documentos firmados desde el CRM. Con ellos la Plataforma muestra las conversaciones en una bandeja única, responde en nombre del vendedor (manualmente o con el asistente de IA si lo activa), importa los pedidos a su sistema de gestión y los sincroniza con cada canal. Cuando el cliente conecta una plataforma de mensajería como WhatsApp Business, accedemos a los mensajes, los datos del remitente, la configuración del canal y sus estadísticas solo para prestarle el servicio, conforme a las condiciones de esa plataforma.

El vendedor es el responsable del tratamiento: decide qué canales conecta y qué funciones activa, y debe informar a sus compradores y contar con una base jurídica, también para grabar llamadas. Portal Hero actúa como encargado del tratamiento según el Contrato de Encargo del Tratamiento que forma parte del contrato con cada cliente. No usamos esos datos para fines propios, no los vendemos, no hacemos publicidad con ellos y no los usamos para entrenar modelos de IA. Al terminar el contrato, los datos se devuelven o se suprimen, salvo que la ley obligue a conservarlos.

Si eres comprador o lead de un vendedor que usa Portal Hero, ejerce tus derechos ante ese vendedor. Si nos escribes a nosotros, le trasladaremos tu solicitud sin demora.

5. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

La Plataforma usa modelos de IA de proveedores externos para responder a compradores con la información y las reglas del vendedor (si este activa el asistente), transcribir y resumir llamadas y mensajes, clasificar conversaciones y priorizar leads, y redactar y categorizar anuncios. No se toman decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o te afecten de forma significativa (art. 22 RGPD): la IA propone y resume, y el equipo del vendedor puede revisar e intervenir en cualquier conversación. No entrenamos modelos propios con datos personales y contratamos los servicios de IA, en la medida en que los planes disponibles lo permiten, en modalidades en las que el proveedor no usa los datos para entrenar sus modelos. Quien escribe a un vendedor con el asistente activo tiene derecho a saber que habla con una IA (art. 50 del Reglamento (UE) 2024/1689): el vendedor debe informar de ello y Portal Hero puede incluir esa identificación en la conversación.

6. Destinatarios

Tratan datos por cuenta de Portal Hero, con un contrato de encargo del tratamiento, proveedores de alojamiento e infraestructura, de email y herramientas de trabajo internas, de analítica web (solo con tu consentimiento), de inteligencia artificial, de telefonía y de mensajería. Además, por instrucción del cliente, los datos se envían a los canales de venta que conecta, que son responsables independientes con sus propias políticas, y a su sistema de gestión o tienda online. Bancos, asesores y Administraciones públicas reciben datos cuando es necesario para cobrar, cumplir obligaciones legales o atender requerimientos de autoridades. No vendemos datos.

7. Transferencias internacionales

Algunos proveedores están fuera del Espacio Económico Europeo o pueden acceder a datos desde allí. Solo trabajamos con proveedores amparados por una decisión de adecuación de la Comisión Europea (art. 45 RGPD) o por cláusulas contractuales tipo con las medidas complementarias que correspondan (art. 46 RGPD). Puedes pedir una copia de las garantías aplicables en dpo@portalhero.pro.

8. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad (arts. 15 a 22 RGPD), retirar el consentimiento sin que afecte a lo tratado antes (para la analítica web, desde el enlace «Configurar cookies» del pie de página) y no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos o significativos.

Escribe a dpo@portalhero.pro indicando qué derecho quieres ejercer; solo te pediremos acreditar tu identidad si tenemos dudas razonables. Es gratis y respondemos en un mes, prorrogable dos meses más en casos complejos avisándote antes. Si tus datos los trata un vendedor que usa Portal Hero, dirígete a ese vendedor (apartado 4). Los familiares o herederos de personas fallecidas pueden ejercer estos derechos en los términos del art. 3 LOPDGDD.

Si crees que no hemos tratado bien tus datos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es). Te agradeceremos que antes nos escribas para intentar resolverlo.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo (art. 32 RGPD): comunicaciones cifradas, control de acceso por roles, contraseñas protegidas, copias de seguridad y gestión segura de las claves de acceso a servicios externos. Si sufrimos una brecha de seguridad que afecte a datos personales, la notificaremos a la AEPD cuando sea obligatorio (art. 33 RGPD), a las personas afectadas cuando suponga un alto riesgo (art. 34 RGPD) y, si afecta a datos de un cliente, a ese cliente sin dilación indebida.

10. Menores

La web y la Plataforma están dirigidas a empresas y profesionales. No recogemos a sabiendas datos de menores de 14 años (art. 7 LOPDGDD); si detectamos que lo hemos hecho, los borraremos.

11. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien los tratamientos o la normativa. La fecha de la última versión figura al principio. Si el cambio es relevante para clientes o para personas cuyo email tengamos, lo comunicaremos por email antes de que se aplique.