Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 25. September 2026

Diese Erklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten auf der Website portalhero.pro (die Website), auf der Plattform dashboard.portalhero.pro (die Plattform) und über unsere Kontaktkanäle verarbeiten, gemäß den Artikeln 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und der Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Diese Übersetzung dient nur zur Information; bei Abweichungen gilt die spanische Fassung.

1. Verantwortlicher

2. Unsere Rolle: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter

  • Verantwortlicher für die Daten derjenigen, die die Website besuchen, uns schreiben oder anrufen, sowie der Nutzer und Ansprechpartner unserer Kunden (Abschnitt 3).
  • Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), im Auftrag jedes Kunden und nach dessen Weisungen, für die Daten seiner Käufer, Leads und Kontakte. Verantwortlicher für diese Daten ist der Verkäufer (Abschnitt 4).

3. Daten, die wir als Verantwortlicher verarbeiten

3.1 Navigation auf der Website

  • Daten: IP-Adresse und technische Daten jeder Anfrage. Wenn du die Analyse akzeptierst, zusätzlich eine zufällige Kennung des Browsers, die aufgerufenen Seiten, die Quelle des Besuchs, den Gerätetyp und einen ungefähren Standort.
  • Zweck: die Website anzeigen, sie vor Missbrauch schützen und, nur mit deiner Erlaubnis, messen, welche Seiten genutzt werden.
  • Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und dem Schutz der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Einwilligung für die Analyse (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 22.2 LSSI-CE). Einzelheiten in der Cookie-Richtlinie.
  • Frist: die technischen Protokolle für die zur Sicherheit der Website erforderliche Zeit; die Analyse für die Aufbewahrungsfrist des Tools.

3.2 Formular, WhatsApp, E-Mail und Telefon

  • Daten: die, die du uns bei der Kontaktaufnahme mitteilst (Name, Unternehmen, E-Mail, Telefon, Branche, Anzeigenvolumen) sowie der Inhalt der Nachrichten oder des Anrufs.
  • Zweck: deine kommerzielle oder Support-Anfrage bearbeiten und ein Angebot vorbereiten.
  • Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen oder Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); bei allgemeinen Anfragen berechtigtes Interesse, demjenigen zu antworten, der uns schreibt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Kontrollkästchen des Formulars bestätigt, dass du diese Erklärung gelesen hast.
  • Frist: solange die Bearbeitung der Anfrage oder die Geschäftsbeziehung andauert und danach die zur Behandlung möglicher Haftungsfälle erforderliche Zeit.

Beim Öffnen der WhatsApp-Schaltfläche der Website gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung dieses Dienstes.

3.3 Kunden und Nutzer der Plattform

  • Daten: Identifikations- und Kontaktdaten der Nutzer und Ansprechpartner, Zugangsdaten, Abrechnungsdaten, Ermächtigungen zur Anbindung der Konten des Kunden in seinen Kanälen und Systemen, Aktivitätsprotokolle und Support-Konversationen.
  • Zweck: das Konto anlegen und verwalten, die beauftragte Leistung erbringen, Support leisten, in Rechnung stellen und kassieren sowie über Änderungen, Vorfälle und Neuerungen des Dienstes informieren.
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); steuerliche und handelsrechtliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); für die im Kundenunternehmen tätigen Personen berechtigtes Interesse an der Aufrechterhaltung der Beziehung zum Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Art. 19 LOPDGDD).
  • Frist: solange der Vertrag andauert. Danach werden die Daten während der gesetzlichen Verjährungsfristen gesperrt (Art. 32 LOPDGDD); die Buchhaltungsunterlagen für die von den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften festgelegte Frist.

3.4 Kommerzielle Mitteilungen an Kunden

E-Mails über Funktionen und Leistungen von Portal Hero, die den beauftragten ähnlich sind, auf Grundlage von Art. 21.2 LSSI-CE und des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dich jederzeit über die E-Mail selbst oder durch Schreiben an contacto@portalhero.pro abmelden.

3.5 Sicherheit und Rechtsverteidigung

Wir bewahren das Erforderliche auf, um unbefugte Zugriffe oder Betrug zu erkennen und zu verhindern und um Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren, auf Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und, sofern zutreffend, einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), bis die Ansprüche verjährt sind.

4. Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten

Wenn ein Verkäufer Portal Hero nutzt, verarbeitet die Plattform in seinem Auftrag die Daten seiner Käufer, Leads und Kontakte: Identifikation und Kontakt, Versandadressen und Bestelldaten, Nachrichten (Text, Sprache und Bilder), Anrufe mit ihren Aufzeichnungen, Transkriptionen und Zusammenfassungen, Klassifizierungen der Konversationen und aus dem CRM signierte Dokumente. Damit zeigt die Plattform die Konversationen in einem einheitlichen Posteingang an, antwortet im Namen des Verkäufers (manuell oder mit dem KI-Assistenten, wenn er ihn aktiviert), importiert die Bestellungen in sein Warenwirtschaftssystem und synchronisiert sie mit jedem Kanal. Wenn der Kunde eine Messaging-Plattform wie WhatsApp Business anbindet, greifen wir auf die Nachrichten, die Daten des Absenders, die Konfiguration des Kanals und seine Statistiken ausschließlich zu, um ihm die Leistung zu erbringen, gemäß den Bedingungen dieser Plattform.

Der Verkäufer ist der Verantwortliche: Er entscheidet, welche Kanäle er anbindet und welche Funktionen er aktiviert, und muss seine Käufer informieren und über eine Rechtsgrundlage verfügen, auch für die Aufzeichnung von Anrufen. Portal Hero handelt als Auftragsverarbeiter gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag, der Bestandteil des Vertrags mit jedem Kunden ist. Wir nutzen diese Daten nicht für eigene Zwecke, verkaufen sie nicht, machen damit keine Werbung und nutzen sie nicht zum Training von KI-Modellen. Bei Vertragsende werden die Daten zurückgegeben oder gelöscht, es sei denn, das Gesetz verpflichtet zu ihrer Aufbewahrung.

Wenn du Käufer oder Lead eines Verkäufers bist, der Portal Hero nutzt, übe deine Rechte gegenüber diesem Verkäufer aus. Wenn du uns schreibst, leiten wir deine Anfrage unverzüglich an ihn weiter.

5. Künstliche Intelligenz und automatisierte Entscheidungen

Die Plattform nutzt KI-Modelle externer Anbieter, um Käufern mit den Informationen und Regeln des Verkäufers zu antworten (wenn dieser den Assistenten aktiviert), Anrufe und Nachrichten zu transkribieren und zusammenzufassen, Konversationen zu klassifizieren und Leads zu priorisieren sowie Anzeigen zu verfassen und zu kategorisieren. Es werden keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen getroffen, die rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO): Die KI schlägt vor und fasst zusammen, und das Team des Verkäufers kann jede Konversation überprüfen und in sie eingreifen. Wir trainieren keine eigenen Modelle mit personenbezogenen Daten und beauftragen die KI-Dienste, soweit die verfügbaren Tarife es erlauben, in Modalitäten, bei denen der Anbieter die Daten nicht zum Training seiner Modelle nutzt. Wer einem Verkäufer mit aktivem Assistenten schreibt, hat das Recht zu erfahren, dass er mit einer KI spricht (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689): Der Verkäufer muss darüber informieren, und Portal Hero kann diese Kennzeichnung in die Konversation aufnehmen.

6. Empfänger

Im Auftrag von Portal Hero verarbeiten Daten, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag, Anbieter von Hosting und Infrastruktur, von E-Mail und internen Arbeitswerkzeugen, von Webanalyse (nur mit deiner Einwilligung), von künstlicher Intelligenz, von Telefonie und von Messaging. Zudem werden die Daten auf Weisung des Kunden an die von ihm angebundenen Verkaufskanäle übermittelt, die eigenständige Verantwortliche mit eigenen Richtlinien sind, sowie an sein Warenwirtschaftssystem oder seinen Online-Shop. Banken, Berater und öffentliche Verwaltungen erhalten Daten, wenn dies zum Inkasso, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Bearbeitung behördlicher Anordnungen erforderlich ist. Wir verkaufen keine Daten.

7. Internationale Datenübermittlungen

Einige Anbieter befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder können von dort auf Daten zugreifen. Wir arbeiten nur mit Anbietern, die durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) oder durch Standardvertragsklauseln mit den jeweils erforderlichen zusätzlichen Maßnahmen (Art. 46 DSGVO) abgesichert sind. Du kannst unter dpo@portalhero.pro eine Kopie der geltenden Garantien anfordern.

8. Deine Rechte

Du kannst jederzeit die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 22 DSGVO) ausüben, die Einwilligung widerrufen, ohne dass dies die zuvor erfolgte Verarbeitung berührt (für die Webanalyse über den Link «Cookie-Einstellungen» in der Fußzeile), und nicht Gegenstand automatisierter Entscheidungen mit rechtlicher oder erheblicher Wirkung sein.

Schreibe an dpo@portalhero.pro und gib an, welches Recht du ausüben möchtest; wir bitten dich nur bei begründeten Zweifeln um einen Identitätsnachweis. Es ist kostenlos, und wir antworten innerhalb eines Monats, verlängerbar um zwei weitere Monate in komplexen Fällen mit vorheriger Benachrichtigung. Wenn deine Daten von einem Verkäufer verarbeitet werden, der Portal Hero nutzt, wende dich an diesen Verkäufer (Abschnitt 4). Die Angehörigen oder Erben verstorbener Personen können diese Rechte gemäß Art. 3 LOPDGDD ausüben.

Wenn du der Ansicht bist, dass wir deine Daten nicht ordnungsgemäß verarbeitet haben, kannst du dich bei der Agencia Española de Protección de Datos (https://www.aepd.es) beschweren. Wir sind dir dankbar, wenn du uns zuvor schreibst, um eine Lösung zu versuchen.

9. Sicherheit

Wir wenden dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen an (Art. 32 DSGVO): verschlüsselte Kommunikation, rollenbasierte Zugriffskontrolle, geschützte Passwörter, Sicherungskopien und sichere Verwaltung der Zugangsschlüssel zu externen Diensten. Sollten wir eine Sicherheitsverletzung erleiden, die personenbezogene Daten betrifft, melden wir sie der AEPD, wenn dies verpflichtend ist (Art. 33 DSGVO), den betroffenen Personen, wenn sie ein hohes Risiko darstellt (Art. 34 DSGVO), und, wenn sie Daten eines Kunden betrifft, diesem Kunden ohne unangemessene Verzögerung.

10. Minderjährige

Die Website und die Plattform richten sich an Unternehmen und Gewerbetreibende. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Minderjährigen unter 14 Jahren (Art. 7 LOPDGDD); stellen wir fest, dass wir dies getan haben, löschen wir sie.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich die Verarbeitungen oder die Vorschriften ändern. Das Datum der letzten Fassung ist am Anfang angegeben. Ist die Änderung für Kunden oder für Personen, deren E-Mail wir haben, relevant, teilen wir sie vor ihrer Anwendung per E-Mail mit.